A rotina contábil lida com uma grande movimentação de informações, além de demandar lançamentos e outras tarefas burocráticas. Por esse motivo, é comum que erros contábeis aconteçam, apesar de serem prejudiciais à empresa. E não são danos apenas financeiros, mas que também atrapalham o dia a dia, como retrabalhos e, até mesmo, estremecendo a relação entre empresa e cliente.
Ainda nesse sentido, é importante frisar que os erros relacionados a procedimentos fiscais, contábeis ou tributários preveem algum tipo de penalização. As multas costumam ser bem pesadas, impactando negativamente o orçamento.
Para que você garanta que a sua empresa esteja sempre em um patamar saudável e dentro da lei, listamos neste post os 6 erros contábeis que podem ser evitados. Tenha atenção às informações e veja como fazer com que eles não aconteçam.
1. Falhar no cálculo de impostos
A contabilidade é uma área complexa, que exige dos profissionais muita atenção em cada atividade executada. Os cálculos dos impostos, por exemplo, é uma dessas tarefas, mas não tolera erros. Caso o equívoco seja para um número maior do que o verdadeiro, o prejuízo é imediato para a empresa em questão. Se o equívoco for para menos do que o real, a empresa recebe uma notificação para que faça o pagamento o quanto antes.
Portanto, o contador precisa ter a máxima atenção ao realizar os cálculos referentes a PIS, COFINS, entre outros. Para evitar esse tipo de falha, a conferência das informações é fundamental. Por isso, é preciso sempre trabalhar de forma antecipada. Fazer tudo em cima da hora pode resultar em consequências maiores, demandando muito mais tempo do profissional e mais gastos para a resolução.
2. Pagar os tributos de forma inadequada
Para que a empresa atue regularmente perante o Fisco, é preciso realizar o pagamento de tributos, como impostos e taxas. No entanto, entre os erros contábeis mais comuns está, justamente, o pagamento feito de forma inadequada. Muitas vezes, ele é feito com atrasos ou, até mesmo, não é feito.
As consequências, é claro, envolvem a aplicação de multas por parte dos órgãos fiscalizadores e geram a inadimplência fiscal. No caso da inadimplência dos tributos lançados de ofício, o contribuinte recebe uma notificação com o valor que deve ser pago. Caso isso não seja feito dentro do prazo proposto, ele poderá ser inscrito na dívida ativa.
3. Não organizar os documentos fiscais
Muitos erros contábeis podem ser evitados quando existe organização. Isso significa que os documentos fiscais precisam estar armazenados de modo que todos possam recorrer a eles quando necessário de um jeito prático e seguro.
Além de facilitar a rotina dos profissionais, a organização dos documentos fiscais também é fundamental para casos de fiscalização. Imagine uma auditoria sendo realizada e você simplesmente não sabe onde estão os arquivos? Para sanar esse problema, existem diversos meios interessantes. O armazenamento em nuvem, por exemplo, é uma ótima solução. Além de manter tudo organizado, também deixa tudo seguro, já que só permite o acesso de pessoas autorizadas.
4. Deixar de seguir os princípios contábeis
O setor contábil conta com princípios que visam manter as informações esclarecidas e realizar lançamentos confiáveis para que a saúde financeira da empresa não seja prejudicada. É certo que, quando falamos sobre esses princípios, existem regras que são burocráticas, mas, acredite, elas são essenciais para o bom funcionamento do setor.
Os princípios do contador envolvem, principalmente, sensatez e responsabilidade. Não basta apenas cumprir as obrigações fiscais, mas também conhecer as regras da profissão, acompanhar as constantes mudanças que acontecem na legislação e, quando necessário, adaptar-se às necessidades do segmento.
5. Não se atualizar em relação aos termos legais
O contador é um profissional que precisa estudar constantemente. É necessário ter uma boa noção dos princípios legais, além de se atualizar em relação às leis, que são editadas e publicadas quase que diariamente.
O contador, portanto, tem a obrigação de saber de tudo isso e manter também os clientes atualizados. Assim, garante que as atividades estão sendo executadas com segurança, tranquilidade e, principalmente, dentro da lei.
Imagine a impressão negativa de não acompanhar as mudanças do Simples Nacional, por exemplo, e ter que falar para o cliente que a falha foi a falta de informações? Isso pode abalar completamente a relação entre cliente e empresa, comprometendo a credibilidade do negócio, muitas vezes, de forma irreparável.
6. Resistir às mudanças tecnológicas
O próximo entre os erros contábeis que são comuns e podem ser evitados é a inserção da tecnologia na rotina. É normal vermos uma barreira em muitos escritórios. Afinal, um segmento que existe há tanto tempo e atua de forma tão tradicional, realmente, pode estranhar que ferramentas passem a fazer parte do dia a dia dos profissionais e dos clientes.
Inclusive, boa parte dos erros contábeis citados ao longo deste texto podem ser evitados por meio de um software contábil. A ferramenta auxilia no cumprimento de prazos, emitindo diversos alertas para que o contador saiba quando a data de algum lançamento está próxima. Ademais, aquelas tarefas repetitivas e burocráticas, mas que não toleram erros, podem ser executadas por robôs inteligentes. Dessa forma, o profissional pode se dedicar em uma atuação mais intelectual e que seja realmente relevante para o negócio.
Sem contar que os escritórios contábeis que investem em tecnologias saem na frente da concorrência. Como falamos, o setor ainda é tímido quanto à inserção de soluções inovadoras, então, aqueles que entendem a importância e fazem um bom uso da tecnologia criam um diferencial competitivo.
Os erros contábeis podem acontecer a qualquer momento. Enquanto alguns são solucionados em questão de minutos, outros podem colocar a saúde de uma empresa em risco. E não é só isso, o contador é um profissional respeitado por aquilo que domina. A empresa que comete falhas constantemente demonstra falta de conhecimento e responsabilidade. Por isso, conhecer esses erros e saber como evitá-los é essencial para o crescimento do negócio.
E para você, as informações deste texto foram úteis? Aproveite para ampliar os seus conhecimentos e veja mais sobre como erros fiscais podem acabar com uma empresa.
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