MDF-e e CTe: qual a relação entre os documentos eletrônicos?

É senso comum que uma empresa hoje não vive sem tecnologia. Seja qual for o segmento ou ramo de atuação, a gestão não tem mais como ser feita de forma analógica. Com a modernização e automatização do Fisco e a implementação do SPED, a emissão e gestão de documentos fiscais ficou ainda mais dependente de sistemas tecnológicos. Entre esses documentos, um que tem uma grande importância é o Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (MDF-e), indispensável para empresas que prestam serviços de transporte – e que são emitentes do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Até algum tempo atrás, a rotina de uma transportadora era similar a de várias outras empresas que precisam cuidar da gestão fiscal: uma infinidade de processos manuais e muitos papéis a gerenciar e emitir. Porém, como dissemos, a chegada da automatização de tarefas fiscais, sobretudo nos órgãos reguladores, mudou esse panorama, tornando a gestão dos documentos eletrônicos mais prática, segura e rápida!

Contextualizando, a emissão do MDF-e é obrigatória para transportadoras e empresas que efetuam o transporte próprio (emitentes de NF-e) nas cargas interestaduais. O que muitos não tem conhecimento, é que vários Estados exigem a emissão e acompanhamento deste documento no transporte de cargas nas operações internas, ou seja, dentro do Estado também.

Mas vamos entrar mais a fundo nesse assunto.

A relação MDF-e e CT-e

Toda circulação de mercadoria ou prestação de serviço no Brasil necessita de uma nota fiscal por parte do contribuinte. Portanto, uma empresa que presta serviços de transporte de mercadorias precisa emitir o Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico, que reúne os Conhecimento de Transporte Eletrônico.

O CT-e é um documento que, assim como a NF-e, é emitido e armazenado digitalmente e que tem como principal função permitir que seja documentado, para fins fiscais, a prestação do serviço de transporte de cargas, seja ela feita por qualquer um dos modais: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou outro meio. Ele precisa ser emitido, sempre que forem realizadas transações entre fornecedor e comprador.

Como dissemos, a fiscalização depende desses documentos para liberar ou reter uma carga. Imagine que o motorista da sua empresa seja parado em uma blitz da Polícia Rodoviária Federal, por exemplo. Ele precisará apresentar o MDF-e, já que uma fiscalização não pode perder tempo olhando os CT-es uma a uma; é perda de tempo e tem muito mais cargas circulando por aí para serem fiscalizadas. Por isso, olhar em apenas um documento todos os CT-es é o procedimento padrão que tem sido adotado em todo Brasil.

Vale destacar que as informações sobre os produtos que constam naquela carga daquele caminhão necessitam ser disponibilizadas pela empresa que transporta a mercadoria, dizendo desde quem dirige o caminhão, até que tipo e quanto de mercadoria está sendo transportada. Mesmo que a empresa contrate uma transportadora terceirizada, é preciso que ela acompanhe de perto o processo (e o trânsito das mercadorias).

Outro detalhe importante é que se a entrega for intramunicipal, ou seja, dentro do próprio município de origem, o CT-e não precisará ser emitido. Nesse caso, o imposto que incide sobre a mercadoria é o ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), visto que, em praticamente todos os estados, não há cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) em operações de transporte realizadas dentro da própria unidade federativa.

Funcionando como deve ser

Além de proporcionar maior agilidade a todo o processo, a utilização do MDF-e ainda permite a eliminação de diversos documentos fiscais impressos, padronizando tudo em um único documento.

Entre as principais funções do MDF-e estão:

– Rastreamento da circulação física da carga;
– Identificação do responsável pelo transporte em cada trecho do percurso;
– Consolidação as informações da NF-e e do CT-e;
– Agilidade do registro em lote de documentos fiscais em trânsito;
– Registro de alterações das unidades de transporte ou de cargas e seus condutores; e
– Registro do momento de início e fim do transporte.

Emitindo o MDF-e

Reunir informações – Quem necessita emitir o MDF-e deve seguir algumas regras básicas, como reunir todas as informações sobre o transporte, como tipo de carga, produto, veículo, dados do motorista e da empresa emitente do documento, o que vai ajudar o cadastro a ser mais rápido.

Cadastrar o emitente – Para que a empresa possa gerar o MDF-e, é preciso que ela esteja credenciada como emissora de CT-e ou NF-e na Sefaz do seu estado. Uma transportadora terceira que presta serviços de traslados para várias empresas em um mesmo veículo é responsável por esse procedimento, pois não há como apenas um cliente fazer a MDF-e neste caso. Porém, quando a carga é única ou o transportador tem menor porte e presta serviço para apenas uma empresa, o próprio cliente pode ficar responsável pelo cadastro da NF-e.

Ter um certificado digital – Para a emissão, também será necessário a empresa adquirir um Certificado Digital, seguindo os mesmos passos já citados anteriormente. Depois, basta contratar um software para realizar a emissão, como o da Auditto, que, além de emitir, também controla toda a gestão dos documentos fiscais em um mesmo painel.

Realizar a emissão – Com o emitente selecionado e iniciado no sistema emissor da Secretaria da Fazenda (Sefaz), é preciso juntar todas as informações e documentos para preencher os seguintes dados:

– Data e hora da emissão;
– Tipo de emitente (prestador de serviços de transporte é emitente de CT-e e os demais emitentes de NFe);
– Modalidade de transporte (rodoviário, aquaviário, aeroviário etc.);
– Forma de emissão (pode ser normal ou de contingência, sendo que essa última é para quando acontece algum problema no sistema da Sefaz e não é possível conectar-se imediatamente);
– Local do carregamento;
– Unidades Federativas de origem, de passagem e de destino;
– Locais de descarregamento;
– Dados de registro de transporte (transportadoras devem informar o número de registro na ANTT – Agência Nacional de Transportes Terrestres e o RNTRC – registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas . Para empresas que contratam transportador autônomo, o número informado é o CIOT – Código Identificador da Operação de Transporte);
– Dados do veículo (tipo de carroceria, placa, peso real da mercadoria etc.).
– Documentos fiscais vinculados à MDF, sejam CT-e ou NF-e.
– Informações sobre soma da mercadoria transportada (peso em quilos ou toneladas de toda a carga).

Validar o arquivo

Aqui vai o grande trunfo de quem conta com o sistema Auditto: o fluxo de validação! O sistema constantemente faz uma varredura dos elementos a fim de destacar a conformidade do documento. Ou seja, depois de preencher todos os dados, é necessário verificar se existem ajustes a serem efetuados. Se todas as informações foram prestadas corretamente, o sistema emissor salva automaticamente o arquivo. Caso contrário, o sistema Auditto sinaliza onde estão as inconformidades. Somente aí é que a emissão é 100% efetuada pelo fato do arquivo estar validado. Assim, depois desse fluxo, é possível consultar a MDF-e no site da Sefaz.

Ter um sistema eficaz de gestão

Cada entrega efetuada pela empresa de transporte de mercadorias corresponde a uma MDF-e. A empresa que contratou o frete certamente não se dará ao trabalho de conferir se o documento está ok, principalmente se a empresa contratar uma transportadora. Porém, mesmo assim deverá fiscalizar essas operações, já que o seu produto pode ficar parado aguardando a regularização, caso seja pego em uma fiscalização no trajeto e não apresentar o documento eletrônico.

Assim, quando a mercadoria é entregue (ou seja, quando acabar o percurso) é preciso apenas dar baixa na MDF-e. Só assim está completo o conhecimento de transporte. Se o MDF-e não for encerrado, não poderá ser emitido um novo conhecimento de transporte para o mesmo veículo informado anteriormente.

Dessa forma, o ideal é ter uma ferramenta capaz de gerar e gerenciar esses documentos, como o Auditto, que facilita tanto o preenchimento quanto o arquivamento correto das informações. O sistema de gestão de documentos fiscais da Auditto garante muito mais tranquilidade à empresa por reunir em uma mesma plataforma todas as informações dos vários documentos que compõem uma operação de transporte de mercadorias.

Com o sistema Auditto é possível escriturar, baixar e arquivar automaticamente o Conhecimento de Transporte Eletrônico, sem depender do envio feito pela transportadora. A consulta a CTe é automática.

Ter uma ferramenta que controle e gerencie esse processo de maneira completa simplifica a vida do gestor, diminuindo o tempo gasto com a burocracia, já que a interface é mais amigável, intuitiva e integrada ao sistema da Sefaz – além de ser facilmente integrável com seu sistema de ERP previamente instalado. Conte com o sistema Auditto para ter autonomia e segurança no CT-e e no MDF-e!

Por Atracto