Ter um conjunto de softwares especializados de qualidade é imprescindível para os profissionais que desejam ter uma rotina organizada, eficiente e estratégica. O setor de contabilidade é de grande relevância para a economia, e por isso se mantém promissor — e é justamente por isso que contamos com inúmeras soluções tecnológicas para essa área.
Bons softwares contábeis, os tradicionais ERP, facilitam a planificação das operações de débito e crédito, e possibilitam a geração de informações relevantes para alimentar o processo decisório das organizações. Mas longe já se vai o tempo em que o ERP sozinho representava vantagem competitiva no mercado contábil.
É a solução certa de gestão e automação de processos, que de fato irá tornar os processos burocráticos mais simples, ao mesmo tempo em que reduzem as chances de falhas -contribuindo assim para tomadas de decisões mais assertivas por parte da alta gestão das empresas.
O sucesso no estabelecimento da combinação entre a ferramenta correta de gestão e automação de processos, e um bom ERP, irá garantir eficiência, segurança e, por conseguinte, resultados operacionais e financeiros muito mais consistentes para as organizações contábeis.
Para usufruir da tecnologia mais atualizada e da melhor forma, é importante que seja feita a escolha do correto. O processo de compra e implantação de um novo conjunto de softwares é complexo e pode representar custos significativos, tanto com licenças como em estrutura de TI e em capacitação de colaboradores. Somente uma escolha bem informada e precisa tornará possível controlar e gerenciar o escritório para manter tudo em ordem com eficiência, e sem que sejam gerados custos adicionais.
Diante de tantas opções que existem no mercado, fazer essa escolha pode ser uma tarefa difícil. Por isso, reunimos neste post dicas importantes para que essa decisão seja a ideal e a mais segura para o seu negócio. Veja a seguir.
Defina as necessidades da empresa
O primeiro passo para escolher as ferramentas ideais é definir as necessidades do escritório. Quais são os gargalos da empresa? Quanto tempo os profissionais dedicam a tarefas manuais? Quais queixas os clientes mais fazem? Quais atividades precisam ser automatizadas?
Nesse momento, avaliar as necessidades existentes se torna mais importante do que o próprio aspecto financeiro. Afinal, não adianta adquirir uma opção acessível, mas que não supra as demandas da empresa. Lembre-se: a solução tecnológica deve se adaptar ao negócio, e não o contrário. É interessante também buscar por opções que possam ser customizadas às necessidades do setor ou, ainda, que possam ser personalizadas.
A contabilidade é um setor que tem acesso a informações sigilosas. É essencial também que o conjunto de software garanta a segurança de todos os dados. Para isso, sistemas baseados em nuvem são os mais seguros para armazenar as informações dos clientes.
Isto ocorre porque, nos melhores players do mercado de armazenamento em nuvem, os dados ficam protegidos por meio de criptografia, o que garante o sigilo dos dados na rede. Ainda, as boas empresas desse ramo operam sempre com redundância e com garantia de qualidade de acesso.
Importante ressaltar também que a opção por armazenamento e operação em nuvem eliminará a necessidade de estruturas locais de servidores. Assim são eliminados elevados custos com manutenção desse tipo de equipamento, bem como riscos de danos físicos, ou mesmo de acessos indevidos e até roubo de equipamentos. Dessa forma, o escritório não fica vulnerável à ameaça de ataques cibercriminosos, enquanto assegura que os dados dos clientes não sejam perdidos ou apagados.
Trace um plano com os resultados esperados
O próximo passo para escolher a melhor solução tecnológica é traçar um planejamento com os resultados esperados a partir da inserção dessa nova tecnologia na rotina do escritório. A lista pode conter inúmeros aspectos, que vão desde organização até redução de falhas operacionais.
O importante, nessa etapa, é detalhar todas as expectativas. Assim, depois da inserção da tecnologia na empresa, será possível acompanhar e avaliar a evolução e o empenho do software.
Essa etapa também é importante para auxiliar na compreensão das prioridades do negócio. Um mapeamento completo é essencial para identificar todos os gargalos e quais são as principais necessidades no momento.
A partir daí, a escolha dos softwares certos é feita de uma forma mais assertiva e com embasamento no que é realmente importante. Se necessário, compartilhe o plano com os demais colaboradores. Muitas vezes, são eles que estão na linha de frente e podem contribuir muito com informações relevantes sobre esse processo.
Pesquise sobre a empresa antes de escolher a melhor solução integrada
Atualmente, as empresas de tecnologia estão presentes na internet. Dessa forma, encontrar informações sobre a sua reputação é muito simples. Basta acessar o site ou, até mesmo, ler as avaliações na página do Facebook ou em sites de reclamações.
É importante ressaltar, entretanto, que o acesso à internet tornou mais fácil que os clientes se manifestem de forma direta sobre suas experiências de compra.
Então não é incomum que você encontre reclamações ou avaliações sobre a empresa em questão. Nesse caso, tenha atenção à forma como o caso foi tratado, se foi resolvido, se teve resposta e, principalmente, se o cliente ficou satisfeito após a queixa. Caso sinta necessidade, entre em contato com algum cliente e tire as suas dúvidas.
Ainda sobre a reputação da empresa, vale observar também o modo como ela trata seus clientes: a empresa oferece suporte? O atendimento prestado atendeu às expectativas dos clientes?
O suporte é muito importante, pois é ele quem ajudará você e os profissionais envolvidos tanto no processo de adaptação quanto nos demais momentos. Se possível, solicite uma versão gratuita para testar as funcionalidades do software, a eficiência do suporte e, até mesmo, a aderência dos profissionais à ferramenta.
Conheça a Auditto antes de escolher seu software de contabilidade
Até aqui, deu para observar que a escolha de uma solução integrada de gestão de recursos não acontece de forma rápida. Afinal, é preciso não apenas conhecer o próprio negócio, mas também ouvir os colaboradores do escritório, entender o ponto de vista e as necessidades dos clientes e, claro, saber se a empresa de software é confiável. Esse processo leva tempo, mas garante que a tomada de decisão seja realmente estratégica.
A Auditto é especialista em soluções de software de alto valor tecnológico. A tecnologia desenvolvida pela Auditto permite centralizar seus processos e demandas em um sistema único, que lança mão do que há de mais avançado em robotização e machine learning para gerar confiabilidade na análise dos dados, otimização de tempo das tarefas e inteligência em todas as etapas dos seus processos.
Os robôs da Auditto aplicam inteligência artificial desde a entrada de notas fiscais até a geração de obrigações tributárias, se integrando aos principais ERP do mercado através de conectores exclusivos,efetivamente revolucionando a prática contábil, e é por isso que tantas empresas já aderiram aos softwares e soluções da empresa.
Com a inteligência artificial desenvolvida pela Auditto, os processos repetitivos são eliminados. As ferramentas de análise e auditoria deixam a rotina contábil mais ágil e inteligente – e representam importante diferencial competitivo perante o mercado.
As empresas que investem nos sistemas Auditto vivenciam, de fato, a contabilidade digital. Dessa forma, adquirem perspectivas de crescimento sustentável e de longo prazo, à medida que possibilitam a eliminação de erros, e também que os profissionais consigam focar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Como vimos, o software integrado de gestão de recursos é uma tecnologia imprescindível na rotina dos escritórios. A escolha precisa ser embasada em conhecer e definir as necessidades da do negócio, traçar um plano com os resultados esperados e pesquisar sobre a reputação da empresa do software contábil.
Mais uma vez o sistema Auditto se destaca. As empresas que já utilizam o software estão satisfeitas e estão à frente da concorrência. Partindo das necessidades de gestão e automação, a Auditto vai além e entrega inteligência tributária, transformando o setor contábil para melhorar a rotina dos profissionais da área.
Gostou das informações deste texto? Agora que você já sabe como escolher o melhor software de contabilidade, acesse o site da Auditto e peça uma demonstração das nossas soluções.
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