O trabalho remoto, principalmente por conta da pandemia de COVID-19, ganhou força nos últimos meses. O formato, apesar de pouco utilizado no Brasil até então, tem diferenciais interessantes para os profissionais, que não precisam se preocupar com o tempo de deslocamento até à empresa e podem ficar mais tempo em casa.
No entanto, o modelo home office, como também é conhecido, traz alguns desafios. As empresas que nunca tinham adotado podem se deparar com a seguinte questão: como é possível manter a qualidade na entrega fiscal mesmo com as tarefas presenciais suspensas?
Confira as cinco dicas que a Auditto separou para que as organizações obtenham resultados positivos e evitem a queda da produtividade no trabalho remoto!
1. Adote a metodologia SCRUM
As metodologias ágeis estão entre as mais utilizadas no trabalho remoto. Entre as principais para aplicar no trabalho remoto, destacamos o SCRUM. Seu objetivo principal é ajudar tanto na gestão quanto no desenvolvimento de projetos que tenham um prazo de entrega curto.
Ele é bastante popular em empresas de tecnologias porque foi criado especificamente para o planejamento de softwares — hoje em dia, é usado em diversos tipos de projetos, principalmente nas entregas fiscais.
A metodologia SCRUM é dividida em ciclos que são conhecidos como Sprints. Cada Sprint é formada por um conjunto de atividades que devem ser realizadas durante o ciclo definido. Este período varia entre uma semana e um mês, tudo vai depender da necessidade da equipe.
Sempre que uma Sprint começa, a Sprint Planning Meeting é realizada. Trata-se de uma reunião para definir todas as ações que serão desenvolvidas nesse ciclo. Todas as atividades ficam no “backlog”, ou seja, em uma lista de pendências que são concluídas pouco a pouco.
O ideal é que todo início de dia aconteça uma Daily Scrum, uma pequena reunião para que os profissionais compartilhem o que fizeram no dia anterior e, se for o caso, as dificuldades que estão enfrentando para finalizar alguma atividade.
Ao final do ciclo, todos devem se reunir para uma Sprint Review Meeting. Assim, tudo o que foi feito é apresentado e é possível planejar a próxima Sprint. No trabalho remoto, todos esses processos são feitos a distância. Então, é bem importante investir em ferramentas de comunicação para que todos os profissionais possam conversar sempre que tiverem dúvidas ou sugestões.
2. Foque na entrega, e não apenas na carga horária de trabalho
É fato que o trabalho remoto gera algumas inseguranças tanto para o colaborador quanto para os gestores. Afinal, o modelo presencial permite que todos vejam o que cada um está fazendo. Mas nem sempre isso é sinônimo de produtividade, certo? Muitas vezes, o profissional está na frente do computador há horas sem produzir como deveria.
Por isso, no home office, é essencial focar nas entregas, e não em saber se a carga horária está ou não sendo cumprida à risca. Com as metodologias ágeis, como vimos, é possível definir as tarefas que serão entregues diariamente ou semanalmente. Assim, todos os envolvidos são responsáveis por cada ação e podem se organizar para definir melhor o seu tempo.
Essa dica, inclusive, ganha ainda mais relevância quando falamos em entregas fiscais. Afinal, de nada adianta cumprir alguma obrigação e depois perceber que os dados lançados ou os cálculos feitos foram errados, gerando prejuízos financeiros à empresa e ao cliente.
3. Encoraje a interação dentro da equipe
Vamos a mais um fato: a equipe que não se comunica está fadada a cometer erros, a perder a produtividade e a diminuir a motivação. Se no modelo presencial já é importante estimular a interação dentro da equipe, no trabalho remoto é praticamente uma obrigação do gestor.
Essa cadência na comunicação é quem define o quão rápido o colaborador responderá um e-mail e será participativo em uma reunião online com o cliente, por exemplo, constituindo um fluxo de trabalho.
Muitas vezes, a falta de comunicação, mesmo que venha acompanhada de “a empresa confia no seu trabalho”, pode ser interpretada pelo colaborador como “tenho muita liberdade” e “esqueceram de mim” — o que não é saudável para ambas as partes.
Isso não significa que seja preciso fazer reuniões improdutivas de horas, mas é interessante pensar em encontros online ao final de cada mês para que todos interajam, comentem as conquistas e os desafios daquele período, conheçam melhor os novatos, entre outras pequenas interações que são essenciais para o senso de pertencimento do funcionário.
4. Centralize os arquivos em nuvem
As empresas que tiveram que adotar o home office de forma rápida sofreram um pouco para que todos os funcionários tivessem acesso às informações do trabalho em suas próprias casas. Claro, as que não utilizavam o sistema em nuvem ou não tinham essa padronização de armazenamento.
O Cloud Computing, como também é chamado, permite que dados e informações sejam salvos em um ambiente online, podendo ser acessados de qualquer computador que tenha acesso à internet e autorização. Além de acessibilidade remota, ou seja, o colaborador não precisa estar dentro do escritório para que tenha acesso às informações e aos programas, o sistema em nuvem tem mais segurança.
Inclusive, para o trabalho remoto há protocolos específicos para eliminar as vulnerabilidades, como a criação de senhas e autenticação de dois fatores. Sem contar na redução de custos para a empresa, que não precisa investir em hardwares, grandes equipes de TI e demais estruturas, pois tudo é feito pelo provedor.
5. Conte com a robotização de processos fiscais
Por fim, mas não menos importante: a robotização. Acabamos de citar uma tecnologia que existe há bastante tempo, mas que só recebeu a devida atenção depois de uma grande necessidade, que é o armazenamento em nuvem. Então, não poderíamos deixar de abordar a robotização dos processos fiscais.
Ela faz com que gargalos produtivos sejam transformados em processos mais rápidos e eficientes. É uma tecnologia na qual robôs inteligentes simulam a execução humana em atividades repetitivas. Dessa forma, elimina erros e inconsistências nos processos, aumenta a velocidade da execução e permite que os profissionais realizem trabalhos de maior valor à empresa.
Uma boa forma de aplicar a robotização nas entregas fiscais é por meio de um software especializado, como o da Auditto. Ele conta com sistema em nuvem para a consulta e o download de notas fiscais e robôs operando 24 horas todos os dias para reduzir custos, manter o compliance fiscal e aumentar a produtividade dos profissionais, principalmente no trabalho remoto.
Saber gerir as equipes que estão no home office é muito importante para manter a qualidade das entregas. O processo de adaptação nem sempre é rápido, mas tudo fica melhor quando todos estão alinhados e comprometidos. Investir em ferramentas tecnológicas para organizar as atividades e aumentar a segurança das informações também é interessante. Por isso, conte a Auditto!
Agora queremos saber: como você faz para manter a qualidade na entrega fiscal? Acesse o site da Auditto e veja como podemos ajudar!
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