Como transmitir o SPED sem PVA com segurança? A Auditto diz!

Como transmitir o SPED sem PVA e com segurança? A Auditto diz!

A transmissão das informações da EFD (Escrituração Fiscal Digital) ao Fisco é um problema que aflige muitas empresas que precisam cumprir essa obrigação. Normalmente perde-se muito tempo para validar e transmitir o arquivo com o PVA (Programa Validador e Autenticador) disponibilizado gratuitamente. Mas sabia que existe uma maneira de fazer isso rapidamente sem precisar do PVA? E não precisa deixar um operador parado esperando a conclusão da transmissão? A Auditto te explica como transmitir o SPED assim. Veja a seguir…

Transmitindo o SPED sem PVA

“Como isso é possível?”, você deve estar se perguntando. Acontece que passar a informação pelo PVA é obrigatório, certo?

A entrega do SPED ocorre através do envio de um arquivo de texto contendo as informações segundo um layout especificado com os dados fiscais e contábeis da empresa. Para gerar este arquivo a fim de transmitir o SPED é preciso que a empresa vá alimentando o próprio programa de gestão fiscal com informações diárias durante o período, ou seja, fazendo a escrituração normalmente. Ao fim do período, é gerado um arquivo, normalmente em extensão “.TXT”, a partir do próprio programa. Esse arquivo deve ser transferido para o PVA, que analisa, busca incongruências e valida as informações, se for o caso, antes de transmitir.

É nesse momento que o operador sofre…

Por conter todos os dados de notas fiscais e escriturações, o arquivo do SPED é extenso. Isso faz com que o PVA demore muito tempo para analisar todas as informações. Em grandes empresas, que têm muitas notas e documentos fiscais para serem escriturados, esse trabalho de transmitir o SPED fica inviável. 

Cada CNPJ é responsável pelo seu SPED. E, como é de conhecimento público, existem empresas que têm apenas um SPED Fiscal e outras que têm dois: se a empresa presta serviço e vende mercadoria, ela tem o SPED Fiscal e o SPED Contribuições; se apenas vende produtos, só tem o Fiscal. Isso se for uma única empresa. Se, por exemplo, a empresa for uma rede de supermercados, existe um CNPJ para cada loja.

Ou seja, em uma rede com matriz e filiais, normalmente é a matriz que elabora o SPED de todas as suas lojas. Isso resulta em um número enorme de SPEDs para serem entregues de uma vez a fim de cumprir as obrigações e os prazos definidos pela legislação. Pense que existem empresas que possuem 70 CNPJs e dois SPEDs para cada, o que dá 140 SPEDs completos para serem validados e transmitidos. Muita coisa, não é?

Nesse cenário, o procedimento comum para transmitir o SPED é destacar um contador/operador para ficar monitorando o sistema validador e autenticador a fim de aguardar o sistema acusar erros de todos os arquivos e, caso positivo, decidir se corrige antes da entrega.

E aí acontece outro problema… Como o procedimento normalmente é demorado em demasia – em algumas empresas, isso chega a levar mais de 30 horas devido à quantidade de CNPJs (portanto, um SPED para cada CNPJ ou às vezes dois), o operador só irá conseguir verificar se existem erros mais de 30 horas depois de iniciado o processo de validação do arquivo SPED. Por causa disso, infelizmente ainda é comum que empresas enviem os arquivos em branco e depois tentem retificar as informações apenas para transmitir o SPED sem perder os prazos.

COM A AUDITTO, ISSO NÃO ACONTECE!

Começa que o sistema Auditto não precisa ser instalado na máquina do cliente, sendo totalmente em nuvem. Também não é necessário ter um certificado digital, que é usado para transmitir o arquivo aos órgãos fiscalizadores, porque o Auditto já tem. E, o melhor de tudo: não é preciso também ter o PVA instalado – o Auditto cuida de tudo, de transmitir o SPED até auditar os dados.

O sistema é 100% automatizado e capaz de corrigir os arquivos se o PVA encontra erros. O Auditto não permite a entrega em branco do SPED, ou seja, isso ajuda a manter o compliance.

A Auditto garante que uma vez feitas as conferências e validações, o operador não precisa subir o arquivo completo do SPED no PVA. Isso é pego pelo módulo de auditoria do sistema Auditto (à parte do sistema transmissor). O sistema contém todas as regras fiscais atualizadas, como se fosse o próprio PVA, mas com algumas funcionalidades a mais dos as oferecidas pelo programa gratuito da Receita. Isso porque o PVA mostra apenas os erros que o governo vê, mas não todos, ou seja, transmitir o SPED pode ter erros que você não vê. É mais um auxílio para mostrar o que pode estar errado do que uma auditoria precisa e de fato. 

Por não precisar mais do PVA, o arquivo passa pelo módulo validador SPED interno, que acusa os possíveis erros que o PVA daria e mais alguns outros que a Auditto acrescenta no validador de forma exclusiva só para transmitir o SPED. Assim você não tem mais problemas com a transmissão – o arquivo estará “redondinho”.

A partir do momento q o SPED é elaborado e validado pelo Auditto, automaticamente o aquivo vai para o transmissor e é iniciado o processo de envio. E o operador não tem mais acesso ao documento, não sendo mais possível, portanto, alterar as informações. Isso “obriga” a empresa a manter o compliance para transmitir o SPED. O que será transmitido ao Fisco é de fato aquilo que foi auditado. 

Conferência de arquivos

Em via de regra, as empresas geralmente possuem uma equipe contábil ou um contador responsável que se preocupa com suas Notas de saída, ou seja, de venda de produtos ou serviços. Porém, é difícil que este profissional contábil tenha todas as Notas de entrada, que foram emitidas contra o CNPJ da empresa.

Estas notas também precisam ser entregues no SPED e a não escrituração de uma nota pode acarretar  uma série de erros na apuração dos impostos e inexatidões nos cadastros e registros do arquivo. Com o Auditto você não tem essa preocupação.

A maioria dos sistemas acusa se um código de compra de uma determinada mercadoria está errado, por exemplo, mas só o Auditto te diz se todas as suas compras estão lançadas de fato no SPED, acusando o que falta ser lançado ainda no sistema, mostrando que faltam dados para serem auditados, ou seja, o módulo auditor é completo a fim de mostrar que o SPED está totalmente correto. Por isso é preciso que seu sistema seja, de fato, completo, a fim de transmitir o SPED corretamente!

Depois que você teve toda a dor de cabeça para fazer a elaboração completa do SPED, com todos os vários campos de registro de informações, os os arquivos todos precisam ser validados, transmitidos, e os recibos recebidos – e depois arquivados para conferências futuras caso o Fisco solicite. Isso para cada SPED. Uma contabilidade que cuide de 300 clientes e precisa fazer toda essa conferência, verificar as notas de entrada e de saída, conferir os erros, transmitir e pegar os recibos, perde um tempo inimaginável se for continuar fazendo da maneira comum, com o programa gratuito do governo. É contraproducente e beira a loucura!

Essa prática carrega consigo a possibilidade de cometer dezenas de outras falhas, colocando a empresa em um risco totalmente desnecessário.

A AUDITTO GARANTE A SEGURANÇA DA TRANSMISSÃO DO SPED EM TEMPO RECORDE!

Com o Auditto, você consegue transmitir 10, 20, 50 ou quantos SPEDs forem necessários ao mesmo tempo. A automação do sistema Auditto permite entregar todos os arquivos sem deixar o operador preso na máquina acompanhando o upload.

Para transmitir o SPED depois de passar pelo PVA, é necessário usar um computador, correto? E, como vimos ali em cima, um SPED completo demora horas para ser validado via PVA e ser transmitido ao Fisco – quando feito da maneira tradicional. Pois com o Auditto você tem a garantia da transmissão com o arquivo 100% correto e o envio é feito de maneira muito rápida.

Isso porque a Auditto trabalha com a automação a seu favor! 

O Auditto substitui o PVA na sua máquina e possui uma escalabilidade de validação e transmissão dos arquivos. O sistema identifica o tamanho do SPED e distribui o processo de validação de acordo com o poder de processamento de várias máquinas, adequando esse procedimento às necessidades do volume do arquivo a ser transmitido. Dessa forma, a transmissão é muito mais rápida por ser totalmente customizável. E isso ninguém faz! Não há motivos para você não substituir o PVA e não usar o transmissor!

Nenhum outro sistema tem esse workflow de validação e aprovação com a conferência de documentos, a inteligência e regras fiscais aplicadas, a auditoria completa e a transmissão rápida e segura – com certificado digital próprio.

Se você ainda acha que é impossível, convidamos você a conhecer de perto nosso sistema transmissor. Garantimos que irá se surpreender! Entre em contato conosco e veja o que podemos fazer pela sua empresa!

Por Atracto