Deixando a contabilidade em dia

Até pouco tempo, o uso de malotes de documentos era algo comum na rotina dos escritórios de contabilidade. Os clientes guardavam comprovantes importantes, como duplicatas, boletos e Documentos de Arrecadação de Receitas Federais (Darfs), para enviá-los – uma vez por semana, a cada 15 dias ou no fim do mês – às assessorias para deixar a contabilidade em dia. Como avanço tecnológico, outras possibilidades surgiram e até mesmo o cumprimento de obrigações acessórias passou a ser feito em ambiente digital.

Hoje, os clientes podem encaminhar uma série de informações por sistemas integrados, programas de transferência de arquivos e aplicativos para troca de mensagens. De um jeito ou de outro, o importante é que as informações estejam corretas e sejam encaminhadas com agilidade para manter a contabilidade em dia.

Sem conflito

Mais importante do que o meio escolhido para o envio dos documentos é o cuidado de controlar corretamente as informações, alerta o diretor do Sindicato dos Contabilistas de São Paulo (Sindcont-SP), Claudinei Tonon. Ele comenta que um problema ainda comum é que as empresas, sobretudo as de pequeno porte, nem sempre concentram todas as movimentações bancárias na conta da pessoa jurídica. Ou seja, o proprietário do negócio realiza pagamentos ou recebe valores também em sua conta corrente pessoal.

O vice-presidente de Relações Institucionais do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS), Celso Luft, explica que essa prática fere o Princípio da Entidade, que define que os recursos da pessoa física não se misturam com o da pessoa jurídica, preservando, assim, o patrimônio da organização. Ele orienta os empresários a fazerem retiradas da conta jurídica somente por meio do pró-labore ou lucro, que deve ser apurado previamente.

Ignorar essa recomendação, além de prejudicar o controle financeiro, pode gerar inconsistências nos cruzamentos de informações feitos pela Receita Federal. Por exemplo, semestralmente os bancos devem emitir a e-Financeira, uma declaração em que são informados os débitos e créditos totais ocorridos em contas bancárias de pessoas físicas e jurídicas (considerando valores acima de R$ 2 mil e R$ 6 mil, respectivamente). Se os pagamentos e retiradas são feitos ora em uma, ora em outra conta, não é difícil imaginar que o saldo pode não bater com outras declarações importantes, como as de Imposto de Renda. Por isso, o controle precisa ser cada vez mais cuidadoso, já que os mecanismos de análise do fisco também são constantemente aprimorados.

Aliás, é graças à evolução nos sistemas que as empresas de contabilidade, atualmente, conseguem agilizar muitos processos na tarefa de manter a contabilidade em dia, sem nem mesmo depender do envio de dados por parte dos clientes. É o caso, por exemplo, da importação de arquivos XML, o que pode ser feito diretamente do site das Secretarias de Fazenda estaduais. Dessa forma, o profissional tem acesso a todas as compras realizadas pela empresa, bastando fazer a conferência das informações para verificar se há alguma divergência, ajudando a manter a contabilidade em dia.

Relação de documentos

Existe um conjunto de documentos e relatórios que devem ser encaminhados para as assessorias contábeis todos os meses. Veja, abaixo, quais são eles.

Área trabalhista
> Recibos de pagamento (salário, pró-labore, benefícios, férias, 13º salário, etc.)
> Relação de serviços prestados por autônomos
> Guias de contribuições (INSS, FGTS e contribuições sindicais)
> Documentos relativos a contratação e demissão
> Atestados de saúde

Área fiscal
> Notas fiscais de entrada e de saída
> Notas de conhecimento de transporte
> Arquivos eletrônicos (XML) de notas fiscais
> Comprovantes de pagamento de impostos

Área contábil/financeira
> Extrato bancário contendo registro das movimentações do mês
> Relatório de movimentação bancária
> Contratos de prestação de serviços
> Recibos de pagamentos e despesas
> Movimentação de aplicações financeiras (investimentos e resgates)
> Relatório do fluxo de caixa
> Pagamentos aos fornecedores

Estoques
> Controle de estoque
> Inventário

Dependendo da atividade ou da situação, podem surgir outras exigências. Além disso, qualquer notificação recebida pela empresa, tanto fiscal como trabalhista, deve ser encaminhada ao contador. Esses cuidados são imprescindíveis quando a missão é deixar a contabilidade em dia.