Todo gestor em qualquer corporação tem como desafio principal elevar o nível de performance da área que cuida. Fatores como traçar estratégias para motivar os colaboradores, encontrar caminhos para gerir melhor o tempo e, principalmente, otimizar os processos de trabalho para evitar rotinas repetitivas são as necessidades mais urgentes de serem resolvidas.
Quando falamos em contabilidade, isso é elevado ao cubo, pois os prazos são apertados e o trabalho depende do cliente para que o trabalho seja feito em tempo hábil e com as informações corretas.
É aí que automação de processos robóticos (ou RPA, na sigla em inglês) está mudando rapidamente as operações contábeis e financeiras, sem dúvida as que mais necessitam dessa modernização da tecnologia.
Mas uma pergunta permanece. Por quê? Por que o RPA está se tornando tão popular? Por que isso está tornando a robotização na contabilidade um termo que deve ser visto com atenção?
De largada podemos dizer que o RPA pode ser usado para reduzir as tarefas de transcrição de dados em 80% nas parte de escrituração contábil – quando falamos de contas a pagar, fechamento financeiro, contabilidade tributária e muito mais.
A robotização na contabilidade é uma solução cada vez mais popular para sistemas legados limitados e díspares, como ERPs encontrados nas operações financeiras e contábeis dos clientes, que afetam diretamente a eficiência operacional das operações de fluxo de caixa e de backoffice das empresas. Ou seja, sem o RPA, o resultado é prejuízo certo!
Por isso falaremos aqui sobre algumas dicas para robotizar seu escritório contábil.
Evitando problemas
Apenas para contextualizar, grandes inovações atuais começam com a pergunta “existe um aplicativo para isso?”. Se você for parar para pensar e pesquisar, quase sempre a resposta é “SIM”. E quando a resposta é “NÃO”, a solução é inventar a solução. E muitas vezes isso não é difícil. E, para nós da Auditto, isso é bem fácil…
É o que acontece com muitas tarefas das áreas de finanças e contabilidade, que agora podem fazer uso de ferramentas baseadas em RPA. A tecnologia permite criar apps que podem evitar problemas, como cópias e input manual de dados de documentos e informações exigidos pela legislação atual.
Basta pensar que os robôs em contabilidade são semelhantes às planilhas de Excel, tão usadas em escritórios tradicionais. No entanto, a principal diferença entre eles é que, em vez de se limitar à execução apenas no Excel, o software RPA é executado em qualquer aplicativo de contabilidade que você apontar.
Pense no RPA como uma “macro” que pode dizer a três outros aplicativos o que fazer em vez de apenas usar o Excel. A automação de processos robóticos na contabilidade também é frequentemente chamada de IA (inteligência artificial). Daí o maior uso dessa ferramenta. Ela evita problemas, como perda de tempo e de dinheiro.
Mas vamos às dicas! Acompanhe:
1. Tenha um robô para fazer auditorias
Talvez esse seja o item mais importante. Todo escritório contábil tem como um dos principais serviços a realização de auditorias. Quando bem feita, a auditoria ajuda as organizações a identificar oportunidades de controle de automação nos processos de negócios.
Um software dotado de robôs inteligentes pode gerar e padronizar dados para executar análises personalizadas, fazendo o trabalho de extrair informações a serem usados pelos auditores internos e externos, incluindo varreduras automáticas para verificar se os campos estão duplicados, validados etc., como na entrega de um SPED, por exemplo. Isso libera a equipe de auditoria interna do tempo gasto coordenando e reunindo esses dados, o que costuma ser feito de forma manual.
Podemos dizer que a automação de processos por robótica pode levar a uma eficiência muito maior no monitoramento e a uma ampla visibilidade da performance da empresa, sem falar na economia de tempo e custo.
Ou seja, o RPA permite que as equipes contábeis encontrem as anomalias nos dados e se concentrem em apenas corrigir o que falta. Não é muito mais prático contar com uma ferramenta assim em seu escritório?
2. Tenha um robô para fazer a contabilidade tributária
Empresas que lidam com um grande volume de transações financeiras, com emissão e recebimento de notas fiscais e movimentação de mercadorias, gastam milhares de reais todos os anos na terceirização de suas atividades de contabilidade tributária.
E, como sabemos, muitas dessas atividades são manuais e repetitivas, desde a captura das informações contábeis mais comuns até a revisão das declarações fiscais e o cálculo dos impostos incidentes.
Sem mencionar que as informações geralmente funcionam em conjunto com diferentes plataformas de ERP, usando um sistema para gerenciamento financeiro, outro para controle de estoque, um terceiro para processamento de folha de pagamento, e quase sempre um não conversa com o outro.
Pois com um único software munido de RPA, seu escritório pode oferecer para essa empresa resultados rápidos em termos de automação tributária, ao mesmo tempo em que economiza custos enormes na contabilidade.
Você ganha tempo, mostra resultados incríveis e fideliza seu cliente com uma só tacada!
As ferramentas RPA existentes não são invasivas e têm a vantagem de serem adaptáveis, o que permite pouca ou nenhuma personalização do ecossistema tecnológico do seu cliente. Em outras palavras, o sistema da Auditto lê, entende e agrupa as informações dos diferentes ERPs para fornecer um relatório único.
Robotizar o sistema de contabilidade tributária é prático e fácil de entender. E uma enorme vantagem para um escritório contábil sair na frente da concorrência e oferecer um serviço agregado melhor e com vantagem competitiva.
3. Tenha um robô para fazer o controle de documentos
Esse é um grande gargalo para a boa performance da contabilidade. Como dissemos nos dois tópicos anteriores, a gestão de documentos e o input manual de dados para auditoria e o serviço de contabilidade atrasam a vida do gestor.
Um software que uniformiza a maneira como seus clientes registram e enviam as informações contábeis de lançamentos de documentos fiscais para o escritório de contabilidade é a solução mais assertiva. E isso ajuda não somente na captura e registro desses dados, mas no controle da qualidade dessa informação, essencial para o fechamento contábil.
Automatizar o recebimento de Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra o CNPJ é uma ajuda e tanto para um contador, monitorando situações que poderiam dar dor de cabeça que acontecem quando não se usa um software como o da Auditto.
Os bots podem executar testes de controle para identificar itens em aberto (ou em branco) em um SPED, envio de informações de acompanhamento e status de notas fiscais emitidas e recebidas etc., gerando relatórios e apontando os erros e inconsistências em tempo real.
Padronizar esse controle é mais do que necessário para a conferência dos lançamentos e entrega das obrigações fiscais como elas devem ser.
4. Tenha um robô para apurar impostos
A tarefa de coletar dados e informações e escriturar documentos serve para fazer a apuração de impostos. O software de automação fiscal da Auditto permite apurar e realizar o pagamento dos tributos de forma automática, sem destacar alguém para acompanhar o envio de um SPED, por exemplo.
Os robôs apuram os impostos e realizam os processos completos, de ponta a ponta. Lembre-se que existem empresas que têm apenas um SPED Fiscal e outras que têm dois: se a empresa presta serviço e vende mercadoria, ela tem o SPED Fiscal e o SPED Contribuições; se apenas vende produtos, só tem o Fiscal. Isso se for uma única empresa. Se, por exemplo, a empresa for uma rede de supermercados, existe um CNPJ para cada loja. Muita coisa para ser feita por um humano, não? O robô apura, classifica e envia as obrigações sem erros!
5. Tenha um robô para ampliar sua oferta de serviços
Os robôs podem ajudar a automatizar a coleta e classificação inicial de dados para o processo anual de avaliação de riscos e investimentos de uma empresa. Eles identificam as principais tendências automaticamente baseado nas informações da própria empresa e no cruzamento com dados de mercado. Isso permite que as reuniões presenciais sejam focadas na análise e tomada de decisão de forma mais assertiva.
Falando de maneira direta, ter ferramentas que automatizem tarefas do seu escritório contábil permite melhorar seus processos de maneira ímpar, contribuindo para que você ofereça um atendimento de qualidade para seus clientes. É dar aquele algo a mais além do que foi contratado.
Ter uma ferramenta dessas, que organiza os documentos, padroniza a captura e classificação de dados, armazena as informações em nuvem, conversa com bancos de dados de órgãos reguladores (como Receita Federal e Secretarias Estaduais da Fazenda, entre outros), apura e envia obrigações sem erros e minimiza os riscos de uma autuação fiscal te dá ampla vantagem competitiva.
Você delega aos robôs as atividades que são consideradas operacionais e que podem contar com o auxílio de recursos tecnológicos para serem automatizadas e otimizadas. Assim, sobra mais tempo para você focar na análise consultiva do seu cliente, indicando caminhos precisos para a economia tributária da empresa.
Robotizar seu escritório contábil é uma necessidade para se destacar no mercado. Para isso, escolha a Auditto!
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