SPED Fiscal: como transmitir corretamente?

Você sabe o que é SPED Fiscal? Tem conhecimento de que esse é um compromisso extremamente importante para todas as empresas? Consegue elaborar e transmitir sem preocupações com prazos ou erros? Entregar o SPED é fundamental para manutenção do compliance, mas elaborar o documento e transmiti-lo ao Fisco não é tarefa das mais fáceis. Portanto, vamos mais fundo no assunto. Acompanhe!

O que é o SPED?

Iniciando do básico, SPED é a sigla de Sistema Público de Escrituração Digital, um sistema de integração tributária digital entre as empresas e os governos Federal, Estadual e Municipal, que visando implementar melhorias na relação entre o Fisco e o contribuinte.

Na prática, isso significa que uma empresa pode fazer a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e transmiti-la pela internet para o cliente e o Fisco, que pode confrontar as informações contábeis em tempo real, sem precisar aguardar outras formalidades e processos.

Como os documentos deixam de ser entregues de maneira física, passando a ser digitais, todos os arquivos enviados ao SPED devem ter uma assinatura digital (certificado), a fim de garantir a veracidade e segurança das informações prestadas por contadores e empresas, além de garantir que ninguém se passará pela sua empresa na internet, evitando fraudes.

De acordo com a legislação, o SPED é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único e computadorizado de informações.

Quais são as características principais?

O SPED foi instituído em 2007 no Brasil e fez parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). As obrigações referentes ao projeto SPED são: ECD (Escrituração Contábil Digital); ECF (Escrituração Contábil Fiscal); EFD ICMS/IPI (SPED FISCAL) e EFD CONTRIBUIÇÕES (PIS, COFINS, CPRB).

O SPED possui vertentes em suas aplicações. São elas:

ECD: Modelo de Escrituração Contábil Digital;
EFD: Um sistema de Escrituração Fiscal Digital como a sigla sugere; e
NF-e: A famosa e já muito conhecida Nota Fiscal Eletrônica, usava em todo o Brasil e em praticamente todos os ramos e segmentos.

Mais conhecido como SPED Fiscal, a EFD é um arquivo digital que reúne as informações e os documentos fiscais necessários aos fiscos municipal (projeto ainda em implantação), estadual e federal. Os dados são relativos ao período de apuração do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Se a sua empresa contribui para esses dois impostos, o EFD provavelmente compõe a sua escrituração fiscal – porém, há exceções, quando algumas companhias que contribuem para o IPI e o ICMS são dispensadas dessa obrigação pela legislação.

E assim como o Fiscal, o SPED Contábil é praticamente uma informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes. A ideia é fazer com que isso traga mais agilidade para essa relação, proporcionando economia de tempo e de gastos, melhor controle da fiscalização e mais legitimidade e qualidade entre as informações trocadas.

De maneira geral, as empresas devem registrar por meio do SPED Contábil todas as transições pertinentes à sua vida contábil. Os dados devem ter identificação de data, partes envolvidas (CPF ou CNPJ), documentos de registro e classificação contábil. Tudo deve ser transmitido em arquivos eletrônicos para a Receita Federal. Assim, ela terá à disposição um banco de dados gigantesco capaz de cruzar informações às quais não teria acesso em anos anteriores.

Para que serve o SPED Fiscal?

Na prática o SPED Fiscal serve para facilitar, agilizar e acompanhar de perto os números gerais de impostos, sendo bastante interessante para ambos os lados, ou seja, tanto para o governo e quanto também para o empresário mesmo sendo obrigatório.

Dessa forma, o SPED Fiscal traz uma apuração detalhada das operações de compra, venda, prestação de serviços, detalhes de produção industrial, estoque, documentos fiscais emitidos e recebidos, além de valores dos impostos apurados pela empresa, para geração das guias de pagamento.

Destaca-se que para a empresa a maior vantagem do SPED Fiscal é a praticidade da entrega de documentos a partir de um meio eletrônico que agiliza todo o processo e ainda permite uma perceptível diminuição de papéis físicos dentro do negócio. Para os respectivos governos, o SPED Fiscal é um auxiliador.

E a parte contábil, como fica?

A Escrituração Contábil Digital tem o objetivo de substituir a escrituração física feita em papel. É uma espécie de versão digital para o Livro Diário, Livro Razão, Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento. O SPED traz atualizações legislativas constantemente, e por isso, é preciso ficar atento a possíveis erros de prazo, lançamento, entre outros na transmissão das informações.

Segundo o próprio site do SPED, ainda assim os erros acontecem com frequência, como o não preenchimento de campos obrigatórios, apuração de PIS e IRPJ não adequado às configurações da empresa, falta do código do IBGE nos parâmetros da cidade da empresa, número da Nota de Entrada diferente do informado no campo Chave de Acesso e combinação CFOP CST informada inválida, entre outros.

E isso é apenas uma parte do documento…

Composição do SPED

Para “montar” o arquivo completo do SPED Fiscal, é preciso preencher todos os campos do documento, que é composto por 10 blocos, cada um deles contendo informações de diferentes tipos:

– Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
– Bloco B: Escrituração e Apuração do ISS
– Bloco C: Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
– Bloco D: Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
– Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI
– Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP
– Bloco H: Inventário Físico
– Bloco K: Controle da Produção e do Estoque
– Bloco 1: Outras Informações
-Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Dos blocos acima, a maioria já existe (e é obrigatória) há anos, e seus objetivos são bem auto-descritivos. No entanto, o Bloco K, relacionado a controle e produção do estoque, merece uma atenção especial.

O Bloco K é a versão digital do Livro de Registro de Controle da Produção e Estoque e se destina a prestar informações mensais da produção, do respectivo consumo de insumos e do estoque escriturado da empresa. As informações a serem declaradas compreendem o saldo de estoque, as perdas no processo produtivo, as informações sobre o produto acabado, os produtos fabricados pelo estabelecimento ou por terceiros.

Este bloco surgiu com a finalidade de substituir a escrituração em papel do Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE) e agora é uma das partes de informação do SPED Fiscal ICMS/IPI.

Para a Receita Federal, o envio do Bloco K auxilia a identificar a sonegação fiscal, uma vez que o órgão consegue, com a automatização, cruzar as informações, analisar dados de estoque e verificar se os impostos estão sendo recolhidos de maneira correta.

Como as empresas devem gerar mensalmente a Escrituração Fiscal Digital (EFD), que deve ser transmitida à Receita Federal via internet, a obrigação otimiza o processo de fiscalização, agiliza o processo de entrega e permite que as empresas economizem papel, já que não há a necessidade de se armazenar uma versão impressa do documento.

Quem deve entregar e como?

As empresas obrigadas a entregar o EFD são aquelas que contribuem para o ICMS e para o IPI, embora a legislação desobriga alguns contribuintes, conforme previsto na legislação.

Como o arquivo é gerado a partir do software de gestão que a sua empresa usa, é ideal que você tenha um software que, além de prover todas as informações necessárias para a geração do arquivo, esteja de acordo com as alterações da legislação, o que vai garantir rapidez e segurança dos dados exigidos pelo arquivo.

Como vimos, o arquivo é demasiado complexo e com muitos detalhes para serem preenchidos. Por isso mesmo que a recomendação é que todo o processo de geração, validação, correção, assinatura e transmissão do arquivo SPED deve ser feito por sua empresa com o acompanhamento de uma empresa que entenda do negócio.

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Por Atracto