Compliance fiscal: necessidade ou tendência?

Todos nós gostamos de acreditar em tendências e desenvolvimentos diretos e consistentes. Por exemplo, os programas de conformidade estão melhorando, os orçamentos estão aumentando e os gestores estão adotando novas tecnologias. No papel isso pode ser lindo quando se trata de manutenção do compliance. Mas a realidade está longe de ser consistente e está longe de ser apenas uma simples tendência.

Nos últimos dez anos vimos que surgiram diversas tecnologias e regras que aumentaram os padrões de conformidade – a começar pelo Fisco, que se modernizou e “puxou a fila”. Ou seja, os programas de ética e conformidade passaram de tendência a uma importante regra na governança corporativa. É uma mudança inconfundível e poderosa no cenário empresarial.

Mas, principalmente em contabilidade, não vivemos nem operamos em prazos de dez anos. Como falamos incessantemente, o Brasil tem quase 100 tributos, dezenas de obrigações acessórias, publicações diárias de aproximadamente 50 atos legais em todos os estados e que impactam a legislação fiscal, sem contar o tempo dedicado anualmente apenas para lidar com o processo de apuração e pagamento de impostos.

Essa realidade faz com que os do departamento tributário de muitas empresas assumam novas responsabilidades e trabalhem em estreita colaboração com quem tem conhecimento e ferramentas capazes de manter o compliance, para determinar como monitorar, mitigar e relatar riscos iminentes que surgem desse mar tributário. Estar por dentro do assunto, portanto, é extremamente recomendado para quem tem uma empresa, especialmente no Brasil.

Mantendo-se em conformidade

Estar em conformidade (ou compliance) é exigência básica para qualquer empresa, especialmente aqui. Cumprir as normas não só é dever de uma empresa, mesmo que para seguir um planejamento estratégico, mas uma obrigatoriedade no setor contábil para estar condizente com as exigências do Fisco.

A boa notícia é que se a empresa se planejar e fazer o devido acompanhamento, a relação com os processos fiscais pode sim ser facilitada. E é justamente mantendo o compliance fiscal que você evita penalidades e multas, que geralmente acontecem pela falta de informação e inconformidades por negligência, desorganização ou preenchimento de dados indevidos nas obrigações tributárias inerentes a todo empreendimento no Brasil.

Ou seja, compliance fiscal nada mais é do que o conjunto de disciplinas e técnicas necessárias para cumprir normas legais e políticas de uma empresa com base em regulamentações, visando organizar e cumprir as questões fiscais do negócio como um todo.

O conceito vem se popularizando nas empresas, uma vez que todos veem cada vez mais a importância de processos para a execução de qualquer trabalho.

Com uma política de compliance fiscal bem feito, você tem todas as normas fiscais e tributárias a seu favor. Ao segui-las, deixa de se preocupar com possíveis erros, multas, juros ou outras penalidades que podem comprometer seu planejamento financeiro.

Manter o compliance fiscal envolve diversos pontos, como o monitoramento constante e o gerenciamento financeiro, evitando, assim, possíveis falhas que certamente gerarão algum tipo de prejuízo. E isso vale para empresas de pequeno, médio e grande porte.

Porém, para que isso realmente funcione, tenha em mente que é preciso realizar uma mudança profunda em algumas práticas da empresa. É necessário deixar para trás o trabalho manual e inovar com a automação fiscal.

Ao automatizar processos, você passa a integrar todas as informações fiscais e contábeis, possibilitando mais acertos na emissão de notas fiscais, por exemplo, no pagamento de tributos, entre outras atividades. Porém, isso não é tarefa fácil para muita gente.

Tecnologia X robôs X inteligência artifical X compliance fiscal

A maioria das empresas está apenas começando a explorar o valor que a tecnologia pode trazer para seus negócios. E, quando falamos em otimizar processos fiscais com ferramentas tecnológicas, falamos de robôs e de inteligência artificial (ou IA).

Ora, ferramentas tecnológicas com inteligência artificial é um tema comum na mídia e cada vez mais no dia a dia. Quantas notícias você já leu só esse ano sobre carros sem motorista, assistentes domésticos e drones a vigilância e dados?

Na área empresarial, a automação inteligente de tarefas e funções fiscais pode ser implementada rapidamente e agregar valor imediato aos negócios. Principalmente para o compliance fiscal, ter um sistema especialista que te ajude controlar os processos e validar as informações antes de enviá-las oficialmente é essencial.

Dependendo do sistema utilizado, a empresa consegue integrar diversos softwares de dados e criar um método de trabalho com verdadeira inteligência fiscal.

Porém, há um “hype” significativo em torno das possibilidades da IA, variando do revolucionário ao desastroso. Para as funções tributárias, a resposta provavelmente será mais banal – a IA já vem mudando a forma como a contabilidade trabalha, mas há necessidade de conhecimento e cuidado em sua implantação de sistemas que ajudem na manutenção do compliance.

Os desafios nesse objetivo representam o terreno mais fértil para a implantação de ferramentas e sistemas dotados de inteligência artificial, principalmente nos casos em que grandes volumes de dados estão envolvidos. Lembra do começo do texto, sobre o tamanho das regras tributárias?

As empresas têm frequentemente uma série de desafios legais em que a IA pode ser implantada imediatamente para melhorar a conformidade, garantir relatórios ou reduzir a carga de trabalho.

E aqui estamos falando especificamente dos robôs de um sistema fiscal, que apuram impostos, transmitem obrigações acessórias, realizam auditorias e conferências de dados e eliminam o input manual de informações e as tarefas repetitivas. São esses robôs que garantem a manutenção do compliance empresarial e fiscal.

Afinal, é preciso garantir que todas as informações declaradas ao Fisco estejam de acordo com a legislação atual em todos os seus níveis: municipal, estadual e federal. A complexidade dessa tarefa varia de acordo com o tamanho da empresa e o setor no qual ela atua.

O processo fiscal tem uma série de oportunidades para adoção da IA - desde robôs que podem classificar transações ou determinar quando as despesas legais e profissionais precisam ser pagas para fins fiscais, até uma combinação de ferramentas que podem melhorar a coleta e análise de dados para um planejamento tributário no final do ano, por exemplo.

As mudanças da legislação, as regras tributárias e as atualizações normativas e de alíquotas de impostos também podem ser simplificados com a introdução de processos de IA, por exemplo, para pré-classificar casos antes de revisões manuais. As informações geralmente ficam em nuvem, o que auxilia a empresa também na redução de custos com documentos fiscais e na facilidade de acesso à informação para todos os gestores.

O sistema que tem robôs dotados de inteligência artifical entende que uma determinada regra será aplicada sobre um campo específico de uma Nota Fiscal para apuração de impostos, por exemplo, e aprende que aquela regra precisa ser aplicada em toda a cadeia de apuração, bastando programar o sistema apenas uma vez. Se isso não é garantia de segurança de manutenção de compliance, não sabemos mais o que é…

A real importância do compliance

Não basta simplesmente elaborar um documento com todas as normas e regras a serem seguidas. Uma política de compliance eficiente é aquela que guia os colaboradores em suas rotinas de trabalho, facilitando a adequação às leis e, com isso, ajudando a prevenir falhas operacionais.

E essas falhas operacionais podem ser mitigadas com um bom sistema dotado de robôs que automatizam tarefas repetitivas. E todo processo operacional está sujeito a falhas, principalmente quando envolve a ação humana.

Porém, quando eles estão relacionados a algum tipo de controle fiscal, o impacto de uma falha pode ser enorme. Por isso, um dos primeiros pontos positivos de estar em compliance é investir no monitoramento das obrigações acessórias, o que permite identificar e tratar as falhas em tempo.

Tarefas como a emissão de Nota Fiscal (NF) com crédito indevido, aplicação incorreta de Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), emissão de NF sem ter tomado o devido crédito, esquecimento de realizar a Manifestação do Destinatário em uma NF, inexistência ou erro na Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), escrituração fiscal sem dados (o famoso SPED em branco), tudo isso são erros comuns que acontecem com toda empresa, o que acaba gerando tributação maior ou menor e um buraco na hora de calcular impostos como IPI, PIS, Cofins e, principalmente, o ICMS.

Contar com um bom sistema fiscal onde os robôs controlam a entrada e a análise de dados ajuda a eliminar essas falhas e manter o compliance. Prestar contas ao Fisco com informações corretas e fazer isso dentro do prazo estabelecido para cada tipo de movimentação financeira é garantia de tranquilidade nas operações de uma empresa. E quem não quer isso, não é mesmo?

Compliance é vantagem para todos

Uma das grandes vantagens de adotar práticas de compliance fiscal, como investir em sistemas inteligentes de automação fiscal, é justamente a garantia de que a precisão das informações registradas não representa um trabalho que coloca em risco o cumprimento dos prazos.

Vale lembrar que o registro de informações deve ser mantido por 5 anos pela empresa, de acordo com a legislação. E isso é outro problema comum que pode ser resolvido com um sistema fiscal.

O imenso volume de arquivos impressos e eletrônicos torna difícil estabelecer com coerência os critérios para guardá-los para que sejam mantidos de maneira segura e, ao mesmo tempo, fáceis de encontrar em caso de necessidade dos órgãos fiscalizadores.

E o compliance tem justamente como um de seus pilares principais a otimização do armazenamento e da organização dos documentos. Quando o prazo de um determinado documento expira, por exemplo, se sua empresa tem um sistema de gerenciamento automatizado, esse documento é transferido para outro arquivo junto aos registros mais antigos e menos acessados — seja fisicamente, seja no ambiente digital.

Ao contar com um sistema fiscal de ponta, com poucos cliques você acessa esses dados e ainda consegue analisar com precisão informações que podem gerar uma economia tributária, como um comparativo de alíquotas e impostos que te permitem enxergar possibilidades de recuperação de créditos, por exemplo. Sim, isso é possível! Assim você não só mantém sua operação em conformidade com as regras, mas usa a legislação tributária a seu favor.

Pense que se os desafios do cotidiano de manter a rentabilidade de um negócio já são muitos, uma multa por atraso ou inconsistência de informações pode significar um desastre financeiro. Isso pode ser evitado com as práticas estabelecidas pela política de compliance e coma a adoção de sistemas que façam isso por você.

Hoje a necessidade e a busca pela conformidade legal são e devem ser consideradas uma atividade viva na instituição, um motivo de orgulho e de reconhecimento perante seus stakeholders e principalmente os acionistas.

No mercado atual, o estabelecimento de parcerias está cada vez mais sujeito à confiabilidade de ambas as partes. Ninguém quer fazer negócios com organizações que passam por problemas jurídicos, principalmente por problemas fiscais — algo que levanta a hipótese, por exemplo, de casos de corrupção interna. O simples fato de se relacionar com uma empresa nessa situação pode afetar os negócios.

O compliance bem executado é um importante aliado para valorizar a marca e garantir a confiança dos parceiros comerciais, clientes, fornecedores etc.

Conclusão

A ausência de compliance fiscal impacta profundamente uma organização, e de forma negativa. Para começar, a empresa é passível à incidência de multas e autuações fiscais. Isso gera prejuízo financeiro, mancha a imagem da empresa e compromete suas relações comerciais.

Outro ponto importante é que gera custos, principalmente operacionais. Como vimos ali em cima, o retrabalho causado por uma informação incorreta é enorme — não há como se livrar do problema até resolvê-lo. Além disso, há um impacto ainda maior caso não seja adotada uma solução tecnológica como um ERP, pois o simples extravio de um XML de uma nota fiscal pode se transformar em um pesadelo.

É preciso investir em inovação tecnológica — a começar por um bom ERP —, digitalizar a gestão fiscal e tornar os processos mais ágeis e eficientes. E nós, da Auditto, temos a solução para isso!

O risco que existe na não observância desses itens abordados nesse artigo pode ser bastante oneroso às pessoas jurídicas, muitas vezes arriscando a continuidade de suas atividades, colocando em xeque sua reputação perante investidores e garantindo muita dor de cabeça aos gestores.

Assim sendo, é preciso buscar a certificação de que todas as ações da sua empresa, ou aquela pela qual você, como profissional da área, é responsável pela preparação, estão em compliance com o que é esperado das empresas no Brasil.

Contar com alguém que possa ajudar na implementação de programas e sistemas que garantam a conformidade na sua empresa, além de assegurar o vigor fiscal do empreendimento, faz com que o compliance traga inclusive benefícios indiretos, como a valorização da marca da companhia. E isso aumenta o nível de confiança e credibilidade e causa um impacto extremamente positivo junto a clientes, fornecedores e investidores.

Estar em dia com o Fisco também é sinônimo de ser visto com bons olhos pelas e instituições bancárias. Isso significa limites maiores de crédito com taxas menores, possibilitando o investimento na ampliação dos negócios.

Definir, aplicar e praticar o compliance como de ver permite que você alcance um papel mais estratégico, voltado ao apoio à tomada de decisões que levam crescimento ao negócio. E nessa hora toda ajuda é bem-vinda!

Portanto, hoje, o compliance passa a ser a prioridade em termos de gestão tributária. O correto pagamento dos tributos e a entrega das obrigações é que consistem as boas práticas do compliance. Não é apenas tendência, mas é necessidade!

E, para suprir essa necessidade, conte com a Auditto!

Por Atracto