Robotização: o maior diferencial competitivo de uma contabilidade
É comum que escritórios contábeis, no atendimento em geral, incentivem seus clientes a investir em diferenciais competitivos, como novas tecnologias, ferramentas administrativas e mudanças comportamentais. Mas e o próprio escritório de contabilidade, como fica? Será que esse conselho também é aplicado internamente? Como anda a busca por diferenciais competitivos por parte dos próprios escritórios de contabilidade?
Oferecer serviços personalizados permite melhor atender às necessidades dos seus clientes (e superá-las). E, para isso, contar com a tecnologia e a robotização de processos permite obter vantagem competitiva. Só que aí tem um problema: não é incomum que escritórios contábeis digam que seus diferenciais são processos que, na verdade, são apenas as tarefas contábeis, como o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias e o cálculo correto dos tributos, o que já é rotina.
É por essa razão que automatizar o escritório contábil pode trazer agilidade, segurança e aumento da produtividade. O uso de robôs nos processos contábeis facilita a vida do contador, que passa a ser um gestor e pode virar um conselheiro do cliente na tomada de decisão por ganhar tempo para se dedicar à análise de dados.
“Vou um pouco mais além: eu digo que a robotização e a utilização de processos em escritórios contábeis hoje deixou de ser um diferencial competitivo e passou a ser a um organismo vital para a sobrevivência do negócio”, destaca Celso Teixeira, gerente de Inside Sales da Auditto, que projeta que “pegar os dados do cliente, processar, apurar imposto, enviar ao Fisco e escriturar está com dias contados. Já existem robôs sendo feitos para isso. Daqui a pouco os bancos estão oferecendo isso e a gente não vai precisar de um contador para realizar essas funções”.
Mesmo com esse argumento, é preciso observar que robotização de processos (ou RPA, na sigla em inglês) por si só não é uma solução mágica para modernizar e melhorar os processos de negócios nas operações de um escritório de contabilidade.
Mas, se você for cuidadoso em associar a tecnologia e a robotização à análise de processo contábil e à padronização de trabalho correta antes de implementar essas melhorias, o RPA pode gerar benefícios muito amplos e em um curto prazo – e estamos falando de 6 meses a um ano, não de 5 anos.
Visualize que, na execução de operações tributárias de um cliente, existe um volume de dados muito grande para serem cruzados e permitir que o escritório contábil faça uma consultoria assertiva e assessore a tomada de decisão do empresário. Até porque não adianta olhar um ano atrás nos registros contábeis ou uma competência, mas sim olhar para 5 anos passados, como a legislação diz. O Fisco entende o período de 5 anos de registros contábeis de uma empresa como hoje e não como ontem. Cinco anos não é passado para o Fisco, é o presente.
“Para você reunir todos os dados de 5 anos em um lugar e promover o cruzamento de tudo, a fim de filtrar resultados que ajudem na tomada de decisão empresarial, você precisa de robotização. Fora isso, o processo que você leva para fazer tudo isso e verificar inconsistências, os problemas e os riscos fiscais é muito moroso, muito manual e muito custoso para o cliente. Esse processo todo só se torna viável para uma contabilidade que tenha ferramentas tecnológicas e processos automatizados por robôs”, complementa o executivo.
É preciso que a equipe que cuida das contas de uma empresa assuma um papel mais proativo e estratégico dentro da organização, adotando novas tecnologias para aprimorar a tomada de decisões e criar modelos de dados preditivos que ofereçam insights acionáveis, em vez de apenas relatar o passado. Além disso, para colher os benefícios das tecnologias disponíveis para processos contábeis, uma mudança de mentalidade e uma forte parceria comercial são essenciais para o sucesso e devem ser defendidas em todos os setores.
Portanto, os gestores de um escritório contábil devem ser capazes de implementar a combinação certa de talentos e tecnologias para lidar com o surgimento de novos modelos de negócios orientados por dados e pela robotização.
Mudando na prática
Para mudar é preciso quebrar algumas barreiras. Quando falamos de robotização é comum surgirem dúvidas e preconceitos sobre a manutenção dos postos de trabalho. Ora, um contador mais esperto fará com que o robô trabalhe para ele. Pense que em vez de fazer contas na ponta do lápis você pode usar uma calculadora…
Uma boa estratégia para começar é justamente ouvindo os clientes. O importante é conhecer as possibilidades que se abrem com as ferramentas tecnológicas, pois seu escritório pode ser mais produtivo e eficiente a partir das soluções que a robotização e a inteligência artifical proporcionam ao profissional da contabilidade.
Investir em um sistema que execute essas demandas é primordial. Lembre-se que, além de todos os clientes, que geram um volume imenso de dados e tarefas, o escritório contábil ainda precisa administrar as informações inerentes ao próprio negócio, que também tem as suas particularidades.
Ora, é impossível manter algum diferencial competitivo no exercício dessa atividade sem contar com a tecnologia. Portanto, além de investir em equipamentos adequados, capazes de dar agilidade aos processos, o escritório contábil também deve adotar um sistema contábil de ponta.
Um sistema completo deve permitir atender às demandas do cotidiano contábil — relacionadas à gestão de pessoal e fiscal, por exemplo — e também aquelas relativas às próprias demandas administrativas e contábeis do escritório em si. Essa estratégia não só facilita os procedimentos, como aumenta a eficiência na obtenção dos resultados, o que será uma marca importante para o diferencial competitivo do negócio.
Quer um case? Vamos lá!
Um grande escritório de contabilidade, localizado em uma cidade da região da grande São Paulo, já tem a Auditto como parceira e fornecedora de tecnologia inteligente há alguns anos, sendo que como ferramenta principal para atender seus clientes eles utilizam o módulo Auditor de Obrigações. Essa ferramenta é usada para controlar mais de 1400 CNPJs atendidos pelo escritório.
Antes da Auditto, seus controles de pós-entrega de Obrigações eram manuais e, por consequência, suscetíveis a falhas, pois eram dependentes de planilhas e os relatórios não eram concentrados, sendo que cada atividade era tratada de maneira separada das demais. A qualidade das obrigações entregues não era sequer medida e essa desorganização por muitas vezes acabava em fiscalizações inesperadas. E quando isso acontecia, eram exigidos documentos, registros e arquivos que não estavam à mão.
Isso causava um grande transtorno para todos os envolvidos, pois era extremamente complicado reunir todos os dados necessários para comprovar a conformidade das operações dos clientes com relatórios e documentos espalhados em diversos arquivos e pastas. Parece básico, mas isso acontecia até poucos anos atrás.
Além de toda essa desorganização, essa contabilidade também utiliza diversos sistemas diferentes para tentar manter o compliance de seus clientes, sendo que os resultados não eram cruzados e precisavam ser reunidos na unha. Uma tremenda confusão.
Ao implementarem o sistema Auditto, a contabilidade conseguiu centralizar tudo em um único sistema, mais eficiente e assertivo! As tarefas de rotina passaram a ser executadas pelos robôs do sistema, gerando confiabilidade na análise dos dados obtidos e ganhos de tempo. A apuração fiscal ficou mais rápida e livre de erros, o que fez com que o escritório garantisse os contratos com os clientes e somasse mais parceiros à carteira comercial.
E isso é só uma parte do diferencial competitivo que a contabilidade ganhou ao adquirir uma ferramenta que fornece inteligência e robotização aos processos fiscais.
“Quando você robotiza, você consegue ter uma liberdade de oferecer essa checagem de dados de uma maneira não custosa ao cliente ou até mesmo gratuita. Isso amplia muito o seu leque de prospecção. Imagine você conseguindo em duas três horas desenhar o cenário tributário todo de uma empresa que não é sua cliente ainda e apontar as possíveis fraquezas dos últimos cinco anos de análises fiscais!”, aponta Celso.
“Robotizar esses cruzamentos é importante para se defender de uma possível auditoria. Ao utilizar um sistema como o Auditto você se torna capaz de fazer esses cruzamentos antes que o fisco faça, ou que um possível concorrente faça e, dessa forma, você consegue se prevenir dos erros, além de encontrar as possíveis falhas na operação do seu seu cliente. A robotização é um modo muito efetivo de retenção de cliente”, afirma o gerente.
Pense que ao ter uma tecnologia que permita que seu cliente tenha acesso aos dados e faça o acompanhamento ao seu lado, verificando o trabalho diário que você executa, você consegue mostrar para ele como a empresa dele é vista pelo Fisco e como ela deveria operar, na sua perspectiva de gestor fiscal.
O RPA está ajudando a transformar os departamentos financeiros e contábeis, simplificando os fluxos de trabalho e automatizando processos manuais demorados, como relatórios, contabilidade de final de mês, contas a pagar, auditoria e conformidade regulatória, reduzindo drasticamente o tempo de processamento e eliminando erros de processo.
Isso envolve a implantação de robôs e de software que são pensados para extrair e processar automaticamente grandes volumes de dados, liberando os gestores e contadores para que eles possam se concentrar em aspectos mais estratégicos dos negócios e desenvolver seu verdadeiro potencial de gerenciamento. Foi o que essa contabilidade do interior de São Paulo fez ao implementar o sistema Auditto na execução das tarefas dos seus clientes.
Quer fazer um teste e ganhar um diferencial competitivo para sua contabilidade? Entre em contato agora com a Auditto para acelerar seus negócios e descobrir o que nossos robôs podem fazer na vida dos seus clientes – e na sua também. Nossa equipe está pronta para ajudar!
(Colaboração: Celso Teixeira, gerente de Inside Sales, e Alexandre Ermógenes, Consultor de Implantação da Auditto)
Login com Microsoft